Arbeitszeit im Büro

Für wen gilt diese Übersicht?

Für Büros, Verwaltungen, Treuhand- und Beratungsunternehmen, Agenturen und alle anderen Betriebe, für die kein Gesamtarbeitsvertrag gilt. Dort regeln das Arbeitsgesetz (öffentliches Recht), das OR und der Arbeitsvertrag die Arbeitszeit.

Leitende Angestellte mit weitreichender Entscheidungsbefugnis sind vom Arbeitsgesetz ausgenommen. Für sie gelten nur das OR und der Arbeitsvertrag.

Höchstarbeitszeit und Pausen

• Für Büropersonal, technische Angestellte und Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 Stunden (Art. 9 ArG).
• Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit liegt meist tiefer, oft bei 40 bis 42 Stunden.
• Pausen: mindestens 15 Minuten bei mehr als 5½ Stunden, 30 Minuten bei mehr als 7 Stunden und eine Stunde bei mehr als 9 Stunden Arbeit pro Tag (Art. 15 ArG).
• Zwischen zwei Arbeitstagen gilt eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden.

Überstunden und Überzeit – der Unterschied

Überstunden sind Stunden über der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit – bis zur gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 45 Stunden. Sie richten sich nach dem OR (Art. 321c):

• Mit Einverständnis der Mitarbeitenden können Überstunden durch Freizeit von gleicher Dauer kompensiert werden.
• Sonst sind sie mit dem Lohn plus einem Zuschlag von mindestens 25 % zu bezahlen.
• Zuschlag und Entschädigung können schriftlich anders geregelt werden, zum Beispiel im Arbeitsvertrag. Eine mündliche Abmachung genügt nicht.

Überzeit ist Arbeit über der Höchstarbeitszeit von 45 Stunden. Sie ist auf 2 Stunden pro Tag und 170 Stunden pro Jahr begrenzt. Der Zuschlag von 25 % ist zwingend und kann nicht wegbedungen werden – für Büropersonal allerdings erst für Überzeit, die 60 Stunden pro Kalenderjahr übersteigt (Art. 12 und 13 ArG).

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Auch im Büro gilt grundsätzlich die volle Erfassungspflicht (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1):

• Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie deren Lage
• Pausen von 30 Minuten und mehr
• Aufbewahrung der Unterlagen während mindestens 5 Jahren

Vereinfachte Zeiterfassung

Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen können, dürfen ihre Zeit vereinfacht erfassen (Art. 73b ArGV 1). Dann genügt die Gesamtdauer der Arbeit pro Tag – Pausen und Lage der Arbeitszeit müssen nicht festgehalten werden.

• Grundsätzlich braucht es eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder, wo keine besteht, mit der Mehrheit der Mitarbeitenden.
• In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann die vereinfachte Erfassung auch einzeln und schriftlich vereinbart werden.
• Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind Beginn und Ende der Einsätze weiterhin festzuhalten.

Ganz auf die Zeiterfassung verzichten (Art. 73a ArGV 1) ist nur über einen Gesamtarbeitsvertrag möglich – und nur für Mitarbeitende mit grosser Autonomie und einem Bruttojahreslohn von über CHF 120'000. Für die meisten KMU ohne GAV kommt das nicht in Frage.

Vertrauensarbeitszeit ist keine Ausnahme

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Von der gesetzlichen Erfassungspflicht befreit sie nicht: Wer dem Arbeitsgesetz untersteht, muss seine Zeit erfassen – mindestens vereinfacht.

Ferien und Feiertage

Nach OR stehen Mitarbeitenden mindestens 4 Wochen Ferien pro Jahr zu, bis zum vollendeten 20. Altersjahr 5 Wochen. Der 1. August ist schweizweit ein bezahlter Feiertag; die übrigen Feiertage regeln die Kantone.